Онлайн-консультации круглосуточно Задать вопрос юристу

Особенности доверенности на получение товара

Доверенность на получение товара — очень нужный документ. С её помощью товар по поручению доверителя может быть получен другим лицом. Нужно знать, что если доверенность составлена неправильно, она не имеет законной силы. Важен и срок доверенности: если он закончится, то доверенность будет считаться недействующей, а совершённые по ней представителем действия повлекут совсем не те юридические последствия, которые были нужны.

Доверенность на получение товара — что за документ

Как правило, под доверенностью на получение товара понимается документ, выдаваемый работникам организации, уполномоченным осуществлять приёмку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от имени предприятия. Этот документ позволяет третьему лицу получить вместо доверителя товар.

Например, ООО «Сталь» необходимо получить от поставщика 3 стальных листа. Поскольку общество с ограниченной ответственностью может действовать только через своих представителей, какому-то работнику выдаётся соответствующая доверенность.

Если речь идёт об ИП, то он может и сам получить товар, но удобнее передать полномочия на это какому-то своему работнику. В этой конструкции тоже необходимо будет оформить доверенность.

Таким образом, доверенность на передачу ТМЦ подтверждает права и обязанности сторон. Документ выписывается предприятием на сотрудника, который и будет получать товар от поставщика.

Виды доверенностей

Для организаций существует две унифицированных формы доверенности на получение ТМЦ:

  • М-2 (скачать форму можно здесь),
  • М-2а (выдаётся в ситуациях массового получения ТМЦ, скачайте форму здесь).

Форма М-2 состоит из двух частей:

  1. Корешка, который отрывается и остаётся у организации в виде доказательств того, что она выдала соответствующему лицу доверенность на получение определённого вида товара. Корешок содержит:
    • номер,
    • дату выдачи,
    • Ф. И. О. лица, выдающего доверенность, и его должность,
    • подпись,
    • срок действия,
    • наименование поставщика,
    • перечень материальных ценностей, подлежащих получению,
    • иную информацию.
  2. Документа
Лицевая сторона доверенности по форме М-2

Доверенность по форме М-2 имеет отрывной корешок, который передаётся поставщику товара

Отличие М-2а от М-2 в том, что в первой нет отрывного корешка.

Однако унифицированные формы доверенностей в настоящее время не являются обязательными, поэтому компания может разработать собственную форму, отвечающую требованиям законодательства. Для этого нужно помнить, что любая доверенность составляется в письменной форме с учётом требований статьи 185–187 Гражданского кодекса РФ.

Что касается видов доверенности, то их не так много (классификация непосредственно в законодательстве отсутствует, но выработана практикой):

  1. Общая.
  2. Специальная.
  3. Разовая.

Общая доверенность

Общая доверенность часто именуется генеральной, но в законодательстве нет ни первого, ни второго термина.

Главная черта этой доверенности — она предоставляет доверенному лицу широкий круг полномочий. Применительно к доверенности на получение товара речь идёт от отсутствии какой-либо конкретизации полномочий, то есть по доверенности передаётся не только право получать любые товары, принадлежащие компании, у любых поставщиков, но и другие права (заключать договоры, осуществлять судебное представительство и пр.)

Каждая организация создаёт бланк общей доверенности самостоятельно. Главное, чтоб такая доверенность имела все необходимые для этого реквизиты.

Предлагаем такую форму генеральной доверенности сотруднику от организации.

Рекомендую держать этот вид доверенности под чётким контролем. Все генеральные доверенности должны быть учтены в специальном документе (журнале). Если срок действия генеральной доверенности истёк, то она должна быть передана в бухгалтерию для дальнейшего хранения.

Видео: что такое «генеральная доверенность»

Специальная доверенность

Специальная доверенность предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий. Такая доверенность отличается от генеральной объёмом полномочий: она выдаётся на совершение нескольких одинаковых действий в течении определённого отрезка времени.

Например, сотрудник компании должен в течение 6 месяцев осуществлять приёмку товаров, приходящих от постащиков. Но под приёмкой подразумевается не только непосредственное получение, но и организация доставки, проверка качества и иные сопутствующие действия.

После выполнения всех действий, доверенность теряет юридическую силу.

Разовая доверенность

Эта доверенность отличается тем, что она выдаётся для совершения одного конкретного дела. Потом она теряет свою юридическую силу.

Например, разовой доверенностью оформляется поручение сотруднику компании забрать конкретный товар от конкретного поставщика в течение определённого дня.

Форма и реквизиты доверенности на получение товара

Если вы используете для получения товаров унифицированные формы, то просто заполняйте все предложенные поля.

Если же вы предпочитаете использовать собственные формы, то помните, что содержание доверенности должно отвечать всем законодательным требованиям. Можно выделить следующие элементы, которые необходимо вписать в доверенность:

  • наименование документа («Доверенность»);
  • дата выдачи (если она не указана, то доверенность считается недействительной);
  • место совершения доверенности;
  • срок действия (если срок не указан, то сохраняет силу в течение года);
  • реквизиты компании (ИП), выдающей доверенность, а также лица, которому она выдаётся;
  • передаваемые полномочия (можно как чётко прописать, какой именно товар должен быть получен по доверенности, так и оставить перечень полномочий без конкретизации);
  • подписи (обязательно того, кто выдаёт доверенность, факультативно — того, кому она выдаётся).

Строго говороря, в основном тексте документа должно быть прописано полное наименование организации, которая выписывает доверенность, а также иные сведения об этой организации (где находится, дата и место регистрации, регистрационный номер). Должны быть прописаны Ф. И. О. и должность лица, который подписывает доверенность от имени организации, Ф. И. О. доверенного лица, его адрес и все необходимые реквизиты. В завершение указывается объём полномочий доверенного лица, что он может делать по этой доверенности и другое.

Штамп на бланке доверенности

Чтобы избежать проблем, лучше максимально конкретно указывать все необходимые для получение товара сведения

Кто оформляет и нужно ли заверять

Доверенность может оформляться руководителями организаций либо другими специалистами, уполномоченными на составление доверенностей (например, юристами или секретарями). Подписывает доверенность всегда руководитель компании (или его заместитель/исполняющий обязанности).

Нотариальное заверение для доверенности на получение ТМЦ от юридического лица или индивидуального предпринимателя не требуется.

У нотариуса в обязательном порядке заверяется документ о передоверии, когда поверенный передаёт свои права (в том числе и на получение товара) третьим лицам.

Юридическим лицам, которые чаще всего использую унифицированные доверенности М-2 или М-2а, нужно помнить правила их оформления.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Доверенности по форме М-2а рекомендуется регистрировать в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

Кроме того, доверенность по унифицированной форме должна заполняться полностью и иметь образец подписи сотрудника, которому выдаётся.

Интересно, что для форм М-2 и М-2а установлено специальное требование, в силу которого они не могут выдавать третьим лицам, не работающим в компании. Для доверенностей, оформляемых в свободной форме, таких ограничений нет. Но в последнем случае нужно помнить, что лицо, не являющееся сотрудником организации, не является и материально ответственным, поэтому при возникновении проблем спросить с него можно будет в меньшем объёме.

Собственный бланк доверенности

Юридические лица и ИП имеют право оформлять доверенности на собственных бланках по разработанной ими самостоятельно форме

Физические лица (не являющиеся ИП), которые хотят передать своё право на получение товара другому лицу, должны обратиться к нотариусу, так как самостоятельными полномочиями на удостоверение доверенностей они не обладают.

Инструкция по заполнению форм М-2 и М-2а

Чтобы доверенность была действительной, её нужно правильно составить.

Инструкция по заполнению бланка М-2 следующая:

  1. Поставить номер доверенности. Номер проставляется согласно номеру учёта на предприятии.
  2. Проставить дату составления доверенности и дату, с которой оканчиваются полномочия доверенного лица. С даты написания доверенности до даты окончания должно пройти, как правило, не более 15 дней. За этот период ТМЦ уже должны быть получены.
  3. Указать реквизиты организации. Прописывается наименование организации и ее юридический адрес, расчётный счёт, БИК,ИНН.
  4. Заполнить данные о доверенном лице (Ф. И. О., паспортные данные, наименование организации, выдавшей документ).
  5. Указать основания получения ТМЦ и лицо, у которого они получаются.
  6. Заполнить таблицу ТМЦ, которые необходимо получить. Каждый товар прописывается в отдельной строке. Если остались незаполненные сроки, то их стоит зачеркнуть, чтобы избежать мошенничества.
  7. Доверенному лицу подписать доверенность..
  8. Поставить подпись руководителя и главного бухгалтера и печать организации.
Образец заполнения доверенности на получение ТМЦ

Заполнить формы М-2 и М-2а достаточно просто

Образцы заполнения форм М-2 и М-2а можно найти здесь.

Отмечу, что проще всего печатать текст, а не писать его от руки. Бывает и такое, что представителю не выдают товар из-за того, что он прописан от руки (собственный опыт), хотя это не правильно.

Правила учёта бланков доверенностей в организации

Для того чтобы систематизировать работу внутри организации, ведётся журнал учёта выданных доверенностей. Он представляет собой книгу, страницы которой пронумерованы и скреплены печатью. Сама книга прошита. Книга должна быть заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. На каждой странице представлена таблица, в которую вписываются все выдаваемые доверенности. Журнал учёта, как правило, ведёт бухгалтерия либо юридический отдел. Этот документ должен храниться 5 лет.

Первая страница журнала должна содержать наименование организации и период на который осуществляется учёт. Далее следует информация о доверенности, которая заносится в таблицу.

Таблица в журнале учёта выданных доверенностей

N Дата выдачи N доверенности От чьего имени и какие полномочия представлены Лицо, получившее доверенность Инициатор выдачи доверенности Срок, на который выдана доверенность Дата и причина отзыва доверенности
1
2
3
4
5
6

Также рекомендуется указывать:

  1. Наименование поставщика ТМЦ.
  2. Информацию о фактическом получении или неполучении товара по доверенности.
    Образец ведения журнала учета

    На фото показано, как правильно вести журнал учета доверенностей

Организация должна иметь журнал учёта, но может его и не использовать. Регистрация поможет избежать многих проблем и путаницы в выданных доверенностях. Журнал может вестись на бумажном носителе, в таблице Excel и в специальной бухгалтерской программе.

Форма журнала учёта доверенностей

Организация может разработать собственную форму учёта доверенностей, а может использовать предложенную

При использовании организациями доверенностей в форме М-2, как правило, журнал учёта не ведётся, так как у этой формы есть отрывной корешок, который содержит все необходимые данные.

По-моему, журнал учёта нужно иметь всем организациям. Это не только удобно, но и помогает предприятию защитить себя в случае мошеннических действий со стороны доверенного лица. На практике такое часто случается, и организации, у которых есть журнал учёта, всегда выигрывают дела.

Срок действия доверенности на получение ТМЦ

В силу п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата её совершения, считается ничтожной. Если в доверенности не указан срок её действия, она сохраняет силу в течение года со дня её совершения.

В Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а можно найти рекомендованный срок выдачи унифицированной доверенности — 15 дней.

В общем же, срок действия доверенности определяется в каждом случае отдельно. По истечении срока доверенности она считается недействительной и не может служить документом для получения товара.

Как аннулировать доверенность на получение товара досрочно

Как правило, доверенность на выдачу товара можно отозвать независимо от того, на какой срок она была заключена.

Прежде всего при отмене доверенности нужно предупредить доверенное лицо. Уведомление должно направляться по месту жительства лица или по месту временного пребывания. Сразу же после уведомления доверенного лица о её отзыве, это лицо должно вернуть доверенность.

Ещё важным критерием отзыва доверенности является уведомление всех известных доверителю третьих лиц, для взаимодействия с которыми и выдавалась доверенность.

Если доверенность заверена нотариусом, то вам нужно прийти к нотариусу, который заверял её, и уведомить его о том, что вы хотите отозвать её. Нотариус может самостоятельно известить доверенное лицо о том, что его полномочия завершены, и уведомить третьих лиц об отмене. Важной особенностью этой доверенности является то, что доверенное лицо может возвратить доверенность как лично вам, так и нотариусу.

Отзыв доверенности

Если вы хотите отозвать доверенность у представителя, подготовьте отзыв в простой письменной форме или обратитесь к нотариусу

Есть также такое понятие, как «безотзывная доверенность». Эта доверенность всегда имеет нотариальную форму и не может быть отменена до истечения срока её действия.

В целях исполнения или обеспечения исполнения обязательства представляемого перед представителем или лицами, от имени или, в интересах которых действует представитель, в случаях, если такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности, представляемый может указать в доверенности, выданной представителю, на то, что эта доверенность не может быть отменена до окончания срока ее действия либо может быть отменена только в предусмотренных в доверенности случаях (безотзывная доверенность).

Такая доверенность в любом случае может быть отменена в любое время в случае злоупотребления представителем своими полномочиями, равно как и при возникновении обстоятельств, очевидно, свидетельствующих о том, что это злоупотребление может произойти.

Ст. 188.1 ГКРФ

По каким причинам могут отказать в выдаче ТМЦ по доверенности

Практика показывает, что в выдаче товара могут отказать:

  1. По причине неправильно оформленной доверенности. Например, если в ней не хватает важных реквизитов или указанные данные не соответствуют действительности.
  2. Если доверенность выдана лицу, не имеющиму право представлять организацию (применительно к унифицированным формам).
  3. Если доверенность выдана лицом, не уполномоченным на это.

Доверенность на получение товара очень важна для организаций, она существенно облегчает жизнь, позволяя передавать полномочия на получение товара другим лицам. Но нужно помнить, что если доверенность будет написана неправильно, то по ней нельзя будет получить товар, в таком случае отказ будет вполне правомерен.